Eğer ABD’de LLC kurarken eyalete kişisel kimlik bilgilerim sunulmuyorsa, şirketimin bana ait olduğunu veya ortaklık yapısını nasıl resmi olarak kanıtlayabilirim? Hangi belgeler sahipliği gösterir? #
ABD’de LLC (Limited Liability Company) sahipliğini kanıtlamak, eyalet kuruluş belgelerinden ziyade, şirket içi ve federal düzeydeki belgelerle sağlanır. Sahiplik genellikle “sondan başa” bir doğrulama mantığıyla işler: Finansal kurumlar ve IRS, şirketin ve sahibinin kimliğini teyit eder.
İşte LLC sahipliğinizi ve ortaklık yapınızı gösteren temel belgeler ve kanıt yolları:
- İşletme Sözleşmesi (Operating Agreement) – EN TEMEL BELGE:
- LLC’nizin en önemli iç yönetim belgesidir. Üyelerin (sahiplerin) kimler olduğunu, her bir üyenin şirketteki sahiplik yüzdesini (üyelik payı – membership interest), sermaye katkılarını, kar/zarar dağıtımını ve yönetim haklarını net bir şekilde tanımlar.
- Tek üyeli LLC’ler için bile, sahibin kim olduğunu ve şirketin tek sahibi olduğunu belirtir.
- Bu belge eyalete sunulmaz, ancak bankalar, ortaklar, yatırımcılar veya yasal bir durumda sahipliği kanıtlamak için birincil referans olarak kullanılır. Tüm üyeler tarafından imzalanmış olması geçerliliğini artırır.
- EIN Onay Mektubu (CP 575) ve Form SS-4:
- Şirketiniz için IRS’ten aldığınız EIN (İşveren Kimlik Numarası) başvurusunda (Form SS-4), LLC’nin “Responsible Party”si (Sorumlu Tarafı) olarak genellikle şirket sahibi belirtilir. IRS’ten gelen EIN onay mektubu (CP 575), şirketinize bir EIN atandığını ve bu EIN’in kimin sorumluluğunda olduğunu (dolaylı olarak sahiplikle ilişkilendirilir) gösterir.
- Bu belgeler, şirketin federal vergi kimliğini ve bu kimlikle ilişkili sorumlu kişiyi teyit eder.
- Schedule K-1 (Sadece Çok Üyeli LLC’ler – Partnership için):
- Eğer LLC’niz çok üyeli ise ve Partnership olarak vergilendiriliyorsa, her yıl IRS’e sunulan Form 1065 (Ortaklık Gelir Beyanı) ile birlikte her ortak için ayrı bir Schedule K-1 düzenlenir.
- Schedule K-1, her bir ortağın adını, adresini, vergi numarasını (varsa) ve o yılki ortaklık faaliyetlerinden payına düşen gelir, gider ve diğer kalemleri detaylı olarak gösterir. Bu, ortaklık yapısının ve her ortağın payının IRS nezdindeki resmi bir kaydıdır.
- Banka Hesabı Açılış Belgeleri ve KYC (Müşterini Tanı) Kayıtları:
- LLC’niz adına bir ABD banka hesabı açarken, banka sizden şirket kuruluş belgelerini, EIN onayını ve şirket sahiplerinin/yetkililerinin kimliklerini (pasaport vb.) talep eder. Banka, bu bilgileri kendi KYC prosedürleri kapsamında kayıt altına alır.
- Banka hesap dökümleriniz veya bankadan alacağınız hesap sahiplik teyit mektupları, şirketin ve yetkili sahiplerinin kim olduğunu dolaylı olarak gösterebilir.
- Initial Resolutions (İlk Kararlar Belgesi – Opsiyonel ama Önerilir):
- Şirket kurulduktan hemen sonra, üyelerin veya yöneticilerin aldığı ilk resmi kararları (örneğin, banka hesabı açma yetkisi, belirli kişilerin imza yetkisi, İşletme Sözleşmesi’nin kabulü) içeren bir belgedir. Bu belge de şirket sahiplerini ve yetkilerini teyit etmeye yardımcı olabilir.
Özetle “Sondan Başa” Doğrulama:
ABD’de LLC sahipliği genellikle şu şekilde kanıtlanır: IRS, EIN üzerinden şirketi ve sorumlu tarafını bilir. Bankalar, hesap açarken hem şirketi hem de sahiplerini doğrular (EIN, kuruluş belgeleri ve pasaportlarla). Şirket içi en temel belge ise İşletme Sözleşmesi’dir; bu sözleşme, üyeler arasındaki tüm sahiplik ve yönetim ilişkilerini detaylandırır. Eyalet kayıtları ise daha çok şirketin yasal varlığına odaklanır.
Bu belgeleri düzenli ve güvenli bir şekilde saklamak, gelecekte sahipliğinizi kanıtlamanız gerektiğinde büyük kolaylık sağlayacaktır.